Quanto costa?
29 € al mese, IVA esclusa, per un salone. Il primo mese è gratis e non chiede la carta di credito; pagando l’anno si toglie il 20% dal totale. Dentro ci sono tutti i moduli e tutti gli utenti: niente costo a testa, niente costi di attivazione, nessun vincolo di durata. Il secondo salone e i successivi costano metà. Sostituisce un’agenda che si paga a operatore e una piattaforma per i richiami ai clienti: oggi sono due abbonamenti separati, circa 72 € al mese. Qui 29 € al mese, tutto compreso.
Ho i clienti su un foglio Excel o su un altro programma: me li porto dentro?
Sì, e non a mano. Carichi il file che hai — .xlsx, .csv, .tsv o un testo separato da tabulazioni — e le colonne il gestionale prova ad abbinarle da solo ai suoi campi: quelle di cui non è sicuro te le mette davanti, perché sia tu a dire cosa sono. Si importano clienti, prodotti e fornitori; per i clienti bastano nome e telefono. Le righe che non passano la validazione non bloccano le altre e non entrano a metà: restano fuori con il numero di riga come lo vedi in Excel e il motivo scritto accanto, così correggi quelle e ricarichi solo quelle. Il file non viene mai caricato intero da noi: viene letto nel tuo browser, e arrivano solo le righe già pronte.
Quanto ci metto a partire davvero?
Cinque schermate: il salone, che lavoro fai, chi lavora con te, quando sei aperto e come vuoi lavorare. Alla fine non trovi un gestionale vuoto da riempire: trovi un listino da salone italiano già scritto — Colore radici 85 minuti a 42 €, balayage 165 a 110 €, taglio uomo 30 a 18 € — con i tempi di posa e i supplementi di lunghezza già impostati, e il back bar con le nuance che si consumano ovunque e gli ossidanti nei quattro volumi. Ci sono perfino due servizi corti senza lavaggio, Frangia 15 minuti a 10 € e Styling veloce 30 a 22 €: stanno lì apposta, perché sono quello che si infila dentro la finestra di posa. Poi cambi tutto quello che vuoi: è un punto di partenza, non un vincolo.
Devo imparare un programma nuovo?
Quello che non fai non lo vedi. La prima domanda della configurazione — barbiere, parrucchiere o tutti e due — ridisegna il menu: chi non tocca la chimica non ha né la sezione Colore né le schede capello, chi lavora solo su appuntamento non ha la coda, chi è da solo non vede le sostituzioni. Tutto il resto si riaccende dopo, una voce alla volta, da Impostazioni → Sezioni e menu: per cominciare non c’è niente da disimparare.
E se poi voglio andarmene?
Nessun vincolo pluriennale e nessun costo di uscita: si disdice quando vuoi dalla scheda «Abbonamento», senza preavviso, e resta attivo fino alla fine del periodo già pagato (art. 7 delle Condizioni). I dati sono tuoi e te li porti via interi: dall’ambiente scarichi uno ZIP con un file JSON per OGNI tabella del tuo database — clienti, appuntamenti, formule, incassi, consensi — più tutti i file che hai caricato e un leggimi.txt che spiega cosa c’è dentro. E lo ZIP si scarica anche quando l’abbonamento è scaduto: è proprio il caso in cui serve.
C’è la cassa fiscale?
No, e non è una dimenticanza: questa versione non emette scontrini telematici né fatture elettroniche, e lo scontrino resta al registratore che hai già. Concludere un appuntamento registra comunque l’incasso, quindi hai il totale di giornata, i compensi di chi lavora, lo storico di spesa dei clienti e tutte le statistiche. Se invece ti serve solo il calendario, in configurazione scegli «mi serve solo l’agenda» e non ti verrà mai chiesto un importo.
I promemoria WhatsApp e gli SMS sono compresi nel canone?
Il modulo sì, i messaggi no — ed è una differenza che conviene a te. WhatsApp, SMS, email, campagne e automazioni sono compresi e non si comprano a parte. Ma il numero, il contratto e il credito restano tuoi: WhatsApp si collega al tuo account provider (noi non siamo un intermediario ufficiale di Meta, e non possiamo esserlo al posto tuo), gli SMS al tuo gateway a credito. Su quei messaggi non mettiamo nessun ricarico, perché non li rivendiamo: il collegamento è guidato passo per passo dentro il prodotto, e se un giorno cambi fornitore cambi solo le chiavi.
Che assistenza c’è, e quando?
Si scrive per email o su WhatsApp e si risponde in italiano, da chi il software lo scrive, dal lunedì al venerdì dalle 9 alle 18. Gli impegni non sono uno slogan: stanno nelle condizioni di servizio. Se il servizio è irraggiungibile o una funzione essenziale non va per nessuno, la prima risposta arriva entro 4 ore lavorative; se una funzione importante non va ma si riesce a lavorare lo stesso, entro un giorno lavorativo; per una domanda di configurazione o una richiesta di modifica, entro tre. I tempi di prima risposta sono garantiti; quelli di risoluzione dipendono dal problema, e prometterli a numero fisso sarebbe una bugia.
Va bene sia per un barbiere sia per un parrucchiere?
Sì, ed è il motivo per cui è una versione sola. La prima domanda della configurazione è proprio questa — barbiere, parrucchiere o tutti e due — e da lì cambia il gestionale: al parrucchiere arrivano il Colore, le schede capello, i supplementi di lunghezza e i tempi di posa in agenda; al barbiere la coda per chi entra senza appuntamento e un menu corto senza chimica. Si cambia idea in un clic da Impostazioni → Sezioni e menu.
E se faccio tutte e due le cose?
È il caso più comune, e non ti fa scegliere una metà. Rispondi «tutti e due» e ti trovi entrambi i listini (taglio donna, piega, taglio + barba, sfumatura), entrambe le chimiche — il colore da donna con i supplementi di lunghezza E il colore da uomo con la copertura bianchi e la barba — entrambi gli scaffali di rivendita, e un back bar che ha sia i biondi da salone sia le basi scure, senza caricare due volte gli ossidanti che sono gli stessi. In agenda convivono i tempi di posa e la coda del sabato mattina, e in home vedi le due cose una sopra l’altra.
Faccio il barbiere ma tocco anche il colore: mi arriva il listino da donna?
No, e prima era proprio così. Se dici «barbiere» e accendi il colore ricevi la chimica da uomo — copertura bianchi, colore barba, decolorazione ciuffo, tonalizzante — con i tempi di posa giusti e senza i supplementi di lunghezza, che su un taglio corto non vogliono dire niente. Anche il back bar parte dalle basi scure invece che dai biondi chiarissimi.
Come gestisce i tempi di posa?
Un servizio tecnico ha tre tempi, non uno: applicazione, posa e finish. L’appuntamento occupa la poltrona per tutto il blocco, ma nei minuti di posa l’operatore risulta libero — così ci incastri una frangia o uno styling senza creare sovrapposizioni. Vale anche per gli orari proposti online: il sistema offre quella finestra solo a un servizio che ci sta davvero dentro, e il lavaggio resta occupato comunque.
Quanto mi costa davvero un colore?
Te lo dice il gestionale, dai grammi che hai scritto nella formula. Ogni tubo ha il suo costo al grammo: quaranta grammi di 6.34 più venti di 6.0 fanno un numero, e quel numero finisce sulla formula e nelle statistiche. Da lì escono il margine del colore, le nuance che consumi di più e la media di grammi a testa — che è il modo con cui ci si accorge dello spreco.
La formula che campi ha?
Le nuance una per una con i loro grammi, l’ossidante in volumi (10, 20, 30, 40), il rapporto di miscelazione, il tempo di posa, la zona (radici, lunghezze, punte, tutta la testa), com’è venuto e cosa fare la prossima volta. Non è un blocco di testo: si cerca, si confronta e si ricopia con «rifai uguale». Una nuance che non hai ancora a magazzino la scrivi lo stesso — semplicemente quella riga non avrà un costo.
Il test allergia lo gestisce?
Sì, con la sua scadenza. Registri data, esito e per quanto vale; da lì la scheda mostra un semaforo e chi ha un servizio tecnico in agenda entro una settimana senza test valido finisce in un elenco in home — con le 48 ore di anticipo che servono. Un esito positivo non scade: resta come avviso permanente.
Come faccio a non sbagliare un colore su una cliente delicata?
Le avvertenze escono quando apri l’appuntamento, non quando cerchi la scheda: allergie dichiarate, cute sensibile, la storia del capello (l’henné e la keratina sono fra i motivi per cui «un colore non viene») e lo stato del test allergia. Compaiono solo sui servizi tecnici, perché un allarme che c’è anche sulle pieghe si impara a chiudere senza leggerlo. Un test allergia POSITIVO è l’unica cosa che il gestionale tratta come divieto e non come avviso.
Il test allergia lo posso regolare come lavoro io?
Sì, perché non esiste un valore giusto: la validità la detta la casa cosmetica che hai in laboratorio. Imposti quanti mesi vale, quanti giorni prima del colore vuoi l’avviso in home, e con quanto anticipo il semaforo diventa giallo. Chi la chimica la tocca una volta al mese può anche spegnere tutto l’apparato, invece di avere un allarme sempre acceso davanti. Un esito positivo blocca in ogni caso: quella non è un’impostazione.
Il prezzo cambia con la lunghezza dei capelli?
Come nel tuo listino di carta: prezzo base per i capelli corti, più un supplemento per «fino alle spalle», «lunghi» ed «extra lunghi». Si somma da solo insieme all’eventuale supplemento del senior, e resta scritto sull’appuntamento — così a fine mese sai perché quel colore l’hai fatto pagare 78 e un altro 62.
Devo esporre il listino: me lo prepara?
Sì, e generato dai prezzi veri. Il prezzo esposto deve coincidere con quello che fai pagare: con i supplementi di lunghezza un cartello scritto a mano su un foglio Word resta indietro al primo ritocco. Qui la tabella ha le colonne delle fasce — corti, spalle, lunghi, extra — con i numeri che la cassa applicherà davvero, calcolati dalla stessa funzione del conto. Cambi il listino, cambia il cartello. Metti la tua intestazione e stampi.
E chi entra senza appuntamento?
Si mette in coda con un tocco: vedi l’ordine di arrivo e l’attesa stimata, e lo fai scorrere fra un appuntamento fissato e l’altro. Chi aspetta sa quanto manca e chi aveva prenotato non slitta di mezz’ora. Se lavori solo su appuntamento, la coda la spegni.
Come mi aiuta contro i no-show?
Contando le assenze per cliente invece che in totale. Sapere che «il 6% non si presenta» non serve a niente, perché non dice a chi chiedere la caparra; sapere che questa signora è la terza volta che manca, mentre le stai fissando il colore, sì. Il gestionale te lo ricorda in quel momento.
E quelli che non si presentano?
L’appuntamento si segna come «non presentato» e da quel momento l’assenza è contata su quel cliente: quando gli fissi il prossimo, il gestionale te lo ricorda. Se vuoi, puoi anche accendere l’automazione che gli mette un’etichetta — ma è una scelta tua, non parte da sola. Prima ancora: il promemoria della sera prima, la disdetta dal link e la caparra sui servizi lunghi riducono i buchi invece di contarli, e puoi decidere entro quante ore si può disdire e quanto trattenere.
Diventa una lista nera dei clienti?
No, e volutamente. La finestra è di due anni — un’assenza di tre anni fa non dice più niente su come si comporta oggi — il gestionale non blocca nulla e non etichetta nessuno: dice un fatto e decidi tu, che la conosci. La soglia la scegli tu, e «non dirmelo» è una risposta legittima.
Una cliente disdice il colore del sabato: cosa succede?
Il gestionale guarda subito chi in lista d’attesa prenderebbe quel posto, e non a caso: deve essere un servizio che ci STA in quel buco, l’operatore che la persona aveva chiesto, e un giorno dentro la finestra che aveva dichiarato. Chi non aveva preferenze è candidato a tutto. Te li mette davanti nel momento in cui annulli — e in home trovi i buchi dei prossimi giorni con i nomi accanto. Con l’automazione «si è liberato un posto» il messaggio parte da solo: quante persone avvisare e con quanto anticipo lo decidi tu, perché tre messaggi per un buco sono normali dove si risponde subito e scortesi dove si risponde domani.
Chi non torna da mesi lo recupero?
C’è l’automazione «è ora di tornare»: dopo i giorni che decidi tu, a chi non ha più prenotato parte un messaggio. Chi ha già il prossimo appuntamento fissato viene escluso.
Il martedì è morto: come lo riempio?
Con uno sconto che vale SOLO in quelle ore. Crei la promozione su una prestazione — il colore, la piega, il taglio — e le dai i giorni e la fascia: «martedì e mercoledì dalle 9 alle 12». Da quel momento chi prenota in quella finestra vede già il prezzo scontato sul link, e fuori paga pieno; lo sconto finisce sul conto come riga a sé, quindi a fine mese sai quanto ti è costata l’offerta e quanto lavoro ha spostato. È diverso da uno sconto su un periodo: un negozio sconta novembre, chi vende tempo sconta le ore vuote.
Una collaboratrice si ammala e ha la giornata piena: cosa faccio?
Apri Listino e operatori → Sostituzioni, scegli lei e il giorno, e per ogni appuntamento vedi chi può prenderlo: solo chi sa fare quel servizio (le abilitazioni del listino) e solo chi in quell’ora è davvero libero, con lo stesso controllo che usa l’agenda — tempi tecnici e lavaggi compresi. Confermi in blocco e gli appuntamenti passano; dove il collega ha un supplemento diverso il prezzo si aggiorna da solo, perché far pagare il supplemento di chi non ha lavorato è una lite alla cassa. Quello che nessuno può coprire non viene nascosto: resta in rosso col numero di telefono, perché a quelle persone devi telefonare tu.
Posso gestire più operatori con orari diversi?
Sì. Ognuno ha i suoi orari settimanali, che vincono su quelli del salone, le sue ferie e i servizi che sa fare — e il link di prenotazione tiene conto di tutto. Ogni operatore ha anche il suo link personale con QR, che si apre già sul suo calendario.
Come pago i collaboratori?
Come li paghi davvero: a provvigione sul venduto, con la poltrona in affitto, o col misto — canone più basso più una percentuale contenuta. La percentuale che scrivi è sempre quella di chi lavora (nel mestiere «60/40» si legge operatore/salone) e quella del salone si mostra accanto, calcolata. Servizi e rivendita hanno percentuali separate, perché sui prodotti non si paga come sulle prestazioni. L’attribuzione segue l’appuntamento, non chi ha battuto il conto: pagare la provvigione del colore a chi stava alla reception non avrebbe senso. Le mance sono a parte e restano di chi le ha prese.
Posso dare un obiettivo a chi lavora con me?
Sì, e per persona: incasso sui trenta giorni, quota di rivendita, quanti clienti rifissano prima di uscire. Sono i tre numeri con cui il mestiere valuta una mano, e gli stessi su cui si costruiscono i premi. Accanto al risultato compare la barra dell’obiettivo, e chi non ne ha vede solo il risultato — senza un traguardo deciso da noi, che è il modo più rapido per mettere sotto pressione una squadra che sta andando bene. L’incasso segue chi ha ESEGUITO il servizio, non chi ha incassato: in un salone al banco c’è spesso la reception.
Come funzionano i carnet?
Vendi «10 pieghe» o «5 tagli» e a ogni appuntamento concluso si scala una seduta in automatico, anche senza agganciarlo a mano — se il cliente ha un carnet proprio per quel servizio, incassarlo di nuovo sarebbe far pagare due volte. Quando restano poche sedute compare fra quelli da rinnovare, con l’avviso pronto da mandare; la soglia e la validità le decidi tu.
Vendo buoni regalo sotto Natale: li gestisce?
Sì. Emetti il buono con importo, codice e scadenza, e quando la persona si presenta lo scali concludendo l’appuntamento: copre fino al dovuto, il resto lo paga come vuole e l’eventuale residuo resta sul buono. Tagli rapidi e scadenza predefinita si impostano.
Posso fare l’abbonamento mensile al taglio?
Sì: è il modello con cui i barber shop si comprano la ricorrenza, e sta accanto ai carnet. Vendi un canone a tempo o a ingressi, il residuo scende da solo a ogni appuntamento concluso e quando sta per finire compare fra quelli da rinnovare, con l’avviso pronto. Buoni regalo, carnet e abbonamenti vivono nella stessa pagina — sono tutti soldi entrati prima del servizio — e ognuno si accende per conto suo: chi fa solo i buoni di Natale non si trova fra i piedi le schede dei carnet.
Vendo anche shampoo, cere e maschere: li gestisce?
Sì, e li tiene separati dal back bar: la rivendita è ricavo, la tinta è costo del servizio, e confonderli è il modo più rapido per non capire più né l’uno né l’altro. Giacenze, sottoscorta e riordino ci sono per entrambi. Le statistiche ti dicono quanti conti portano via anche un prodotto: è il numero da confrontare con il mese prima, non con una media di settore.
Devo far firmare qualcosa per le foto che pubblico?
Sì, ed è la cosa che nei saloni manca più spesso. Una foto prima/dopo su Instagram vuole una liberatoria dedicata: il consenso deve essere specifico, quindi uno unico che copre tutto non regge — e la pubblicazione è proprio il sì che i clienti negano più volentieri tenendo il resto. Nel gestionale i tipi restano separati (informativa, dati di salute della scheda capello, foto e social, trattamento, autorizzazione per i minori), il testo si congela alla firma e quali usare lo scegli tu: un barbiere che non fa firmare niente li spegne.
Posso chiedere qualcosa a chi prenota online?
Sì: aggiungi le domande che vuoi al tuo link — «come ci hai trovato?», «prima volta da noi?», «hai già fatto una decolorazione?» — e le risposte compaiono sull’appuntamento con l’etichetta con cui le hai scritte, dove le legge chi apre la scheda prima di iniziare. Chi non risponde non lascia campi vuoti in giro.
Come raccolgo le recensioni?
Con il messaggio del giorno dopo, che porta il link diretto alla tua scheda: lo incolli una volta in Impostazioni → Prenotazioni online e finisce dentro il messaggio. È la differenza fra chiedere una recensione e ottenerla — senza link la lascia solo chi ha voglia di cercarti a mano. Chi cerca «parrucchiere vicino a me» sceglie da quelle stelle.
Come gestisco taglio e barba insieme?
Sono due servizi che si sommano in un unico appuntamento: la durata è la somma, il prezzo anche, e in agenda occupano un blocco solo con l’operatore giusto.
Posso avere l’app col nome del mio salone?
Distinguiamo due cose, perché sono due. L’app del salone c’è già ed è compresa nel canone: la usate tu e chi lavora con te — Oggi, Agenda, Colore e Clienti, con le formule pesate al grammo, il back bar, il test allergia e i consensi da firmare col dito in poltrona — e si entra con le credenziali che dai tu, senza un abbonamento a parte e senza contare gli operatori. Un’app col TUO nome e il tuo marchio, da cui prenotano i clienti, è invece uno sviluppo su richiesta e si fa a preventivo: non è una funzione che trovi accendendo l’abbonamento. Ai tuoi clienti, intanto, basta il link con il QR — che non si scarica, non si aggiorna e non chiede permessi.