In breve
- Il documento commerciale va emesso al momento del pagamento, e i corrispettivi vanno memorizzati e trasmessi telematicamente.
- I pagamenti elettronici vanno accettati: rifiutarli è sanzionato, e il costo delle commissioni va messo fra i costi variabili.
- Prepagati e buoni regalo hanno un trattamento proprio: incassati oggi, ma consumati mesi dopo.
Un salone incassa decine di volte al giorno importi piccoli, con mezzi diversi, spesso mentre sta facendo altro. È la situazione ideale perché gli errori si accumulino senza che nessuno se ne accorga: uno sconto applicato a voce, un acconto non registrato, una mancia entrata in cassa, un pacchetto usato senza scalarlo.
Mettere ordine non richiede una contabilità complicata. Richiede tre abitudini: emettere sempre il documento al momento giusto, tenere separati i mezzi di pagamento, e chiudere la cassa ogni sera confrontando quello che il sistema dice con quello che c’è nel cassetto.
01Documento commerciale e corrispettivi telematici
Per le prestazioni al consumatore finale il salone emette il documento commerciale, che ha sostituito scontrino e ricevuta fiscale. I corrispettivi giornalieri vanno memorizzati elettronicamente e trasmessi telematicamente all’Agenzia delle Entrate tramite registratore telematico o le procedure web messe a disposizione.
- Il documento si emette al momento del pagamento, contestualmente all’ultimazione della prestazione.
- Se il cliente chiede la fattura, questa sostituisce il documento commerciale ed è soggetta alle regole della fatturazione elettronica.
- Il documento commerciale valido ai fini della detrazione richiede l’indicazione del codice fiscale del cliente: nel settore serve, per esempio, quando la prestazione rientra fra quelle detraibili in casi particolari.
- In caso di guasto del registratore vanno seguite le procedure previste, con annotazione degli incassi e tempi definiti per il ripristino.
- Gli importi incassati come acconto vanno documentati quando il denaro viene ricevuto, non quando il servizio viene eseguito.
02Contanti, carte e il costo di incassare
| Mezzo | Cosa ricordare |
|---|---|
| Contanti | Dal 1° gennaio 2023 il divieto di trasferimento in contante scatta da 5.000 euro in su (art. 49 d.lgs. 231/2007): in salone non è un problema quotidiano, ma lo diventa sui pacchetti pagati in un’unica soluzione |
| Carte e digitale | L’accettazione è obbligatoria senza soglia minima: il rifiuto costa 30 euro più il 4% del valore della transazione rifiutata (art. 15, comma 4-bis del d.l. 179/2012). La commissione è un costo variabile per servizio |
| Bonifico | Utile per pacchetti e importi alti; va riconciliato con l’incasso registrato |
| Buoni regalo | Incasso anticipato: il servizio è un debito verso il cliente finché non viene erogato |
| Prepagati e pacchetti | Vanno scalati a ogni utilizzo, altrimenti si perde traccia di ciò che è già stato pagato |
Costo reale dell’incasso elettronico = Transato × Commissione media + Canone mensile del terminale
Su 90.000 € annui transati con l’1,2% di commissione e 15 € di canone, sono circa 1.260 € l’anno: una voce che va nel calcolo del margine, non nelle spese generiche.
03La chiusura di cassa in cinque minuti
- 1
Chiudi il giornaliero
Il registratore produce il riepilogo e trasmette i corrispettivi. È il punto di partenza, non di arrivo.
- 2
Conta il contante
Fisicamente, e confrontalo con il fondo cassa iniziale più gli incassi in contanti registrati.
- 3
Verifica il totale delle carte
Deve corrispondere a quanto risulta dal terminale. Le differenze qui sono quasi sempre transazioni non registrate a sistema.
- 4
Controlla acconti e prepagati usati
Un pacchetto consumato senza essere scalato è un servizio regalato senza saperlo.
- 5
Spiega la differenza, non annotarla soltanto
Una differenza ricorrente sempre nello stesso senso ha una causa strutturale: uno sconto applicato di prassi, una mancia trattenuta in cassa, un servizio non battuto.
- 6
Preleva e lascia il fondo fisso
Un fondo cassa costante rende immediato il confronto del giorno dopo.
Le regole di casa che evitano il 90% dei problemi
- Ogni servizio si registra quando finisce, non a fine giornata a memoria.
- Gli sconti si applicano a sistema, mai togliendo denaro dal cassetto.
- Le mance restano fuori dalla cassa dei corrispettivi.
- Il fondo cassa non si usa per spese: le spese hanno una loro registrazione.
- Chi apre e chi chiude la cassa è identificabile.
- Buoni regalo numerati, con data di emissione e di utilizzo.
Con Omega
Il registro degli incassi, mentre lavori
- Servizi, sconti e caparre registrati quando accadono: la caparra entra subito come incasso e a saldo si scala dal dovuto.
- Incassi divisi per mezzo di pagamento e per operatore, con il totale di giornata già fatto.
- Buoni regalo con codice, saldo, scadenza e riscatto parziale; carnet e abbonamenti che si scalano concludendo l’appuntamento.
- Lo scontrino resta al registratore telematico che hai già: qui restano il registro degli incassi, i compensi e lo storico di spesa dei clienti, esportabili quando vuoi.
