In breve
- Allergie e reazioni sono dati sulla salute: vanno protetti più di un numero di telefono e visti solo da chi lavora su quel cliente.
- Il promemoria di un appuntamento e una promozione hanno basi diverse: il secondo richiede un consenso specifico.
- Il salone resta responsabile anche quando i dati stanno nel gestionale di un fornitore: serve un contratto che lo regoli.
La privacy in un salone viene percepita come un adempimento formale — un foglio da far firmare — e proprio per questo viene gestita male. In realtà un salone raccoglie una combinazione di informazioni piuttosto delicata: dati di contatto, abitudini di frequenza, fotografie di persone riconoscibili e informazioni sanitarie come allergie e reazioni ai prodotti.
Non serve un impianto complicato per essere in regola, ma servono quattro cose fatte bene una volta sola: un’informativa vera, consensi separati per finalità diverse, un po’ di ordine su chi vede cosa, e un contratto con chi ti fornisce il software. Il resto è manutenzione.
01Quali dati tratta un salone, e con quale attenzione
| Dato | Serve per | Attenzione richiesta |
|---|---|---|
| Nome, telefono, email | Prenotare e avvisare | Ordinaria |
| Storico degli appuntamenti | Frequenza e organizzazione | Ordinaria |
| Formule e schede tecniche | Ripetere il risultato | Ordinaria, ma con accesso limitato |
| Allergie, reazioni, patch test | Sicurezza del servizio | Alta: sono dati sulla salute |
| Fotografie del cliente | Documentare e promuovere | Alta: servono consensi distinti |
| Preferenze e note personali | Relazione | Solo ciò che è pertinente al servizio |
| Dati di pagamento | Incassare | Alta: non conservare più del necessario |
02Informativa e consensi: separare le finalità
L’errore più diffuso è il modulo unico: una firma che autorizza tutto insieme — servizio, promemoria, promozioni, fotografie. Non regge, perché il consenso deve essere specifico per ciascuna finalità e il cliente deve poter dire sì a una cosa e no a un’altra. In pratica bastano caselle distinte sullo stesso foglio.
| Finalità | Cosa serve |
|---|---|
| Eseguire il servizio e tenere la scheda tecnica | Base contrattuale; l’informativa va comunque data |
| Promemoria dell’appuntamento fissato | È connesso al servizio richiesto dal cliente |
| Promozioni, auguri, campagne | Consenso specifico e revocabile, raccolto in modo dimostrabile |
| Fotografie a fini di documentazione interna | Va spiegata e distinta dalla pubblicazione |
| Pubblicazione delle foto su social e sito | Consenso specifico, con i canali indicati e la possibilità di revoca |
| Dati su allergie e reazioni | Richiedono tutela rafforzata e accesso limitato |
Cosa deve dire l’informativa
- Chi è il titolare del trattamento, con i recapiti del salone.
- Quali dati si raccolgono e per quali finalità.
- Su quali basi: contratto, consenso, obbligo di legge.
- A chi vengono comunicati: fornitore del gestionale, commercialista, consulente.
- Per quanto tempo si conservano.
- Quali diritti ha il cliente e come li esercita.
- Che il consenso al marketing è revocabile in qualunque momento.
03La pratica quotidiana: messaggi, foto, fornitori
- WhatsApp e messaggistica: usarli per i promemoria è legittimo, ma il numero del cliente non va inserito in gruppi con altri clienti. Un gruppo promozionale rende visibili a tutti i numeri di tutti: è una comunicazione di dati che nessuno ha autorizzato.
- Rubrica personale delle operatrici: i clienti del salone non vanno tenuti nel telefono privato di chi lavora. Quando quella persona se ne va, i dati se ne vanno con lei, ed è un trattamento fuori dal controllo del salone.
- Fotografie: consenso scritto con l’indicazione dei canali, e una procedura per rimuoverle quando il cliente lo chiede, anche a distanza di anni.
- Accesso ai dati: chi lavora al banco non ha bisogno di vedere le note sanitarie di tutti i clienti. Limitare gli accessi è una misura semplice e molto efficace.
- Fornitore del gestionale: tratta i dati per tuo conto, quindi serve un contratto che ne definisca ruolo e obblighi, e va verificato dove i dati sono conservati.
- Conservazione: i dati di un cliente che non torna da anni vanno cancellati. Tenere tutto per sempre non è prudenza, è un rischio in più senza alcun beneficio.
- Richieste dei clienti: accesso, correzione, cancellazione, revoca del consenso. Serve sapere chi risponde e in quanto tempo, prima che arrivi la prima richiesta.
Con Omega
I dati dei clienti dove devono stare
- Consensi distinti per servizio, promemoria, promozioni e foto, con data e firma.
- Allergie, cute sensibile e test allergia escono come avviso quando si apre l’appuntamento, cioè solo dove servono a chi sta per lavorare.
- Clienti fermi da troppo tempo individuabili, per decidere cosa conservare.
- I dati restano tuoi ed escono in un archivio leggibile quando vuoi, senza chiedere il permesso a nessuno.
